Secteur public
Une seule porte d'entrée, un circuit clair derrière
État civil, urbanisme, social, scolaire : la demande entre par un point unique, part au bon service, et l'habitant suit son avancement sans revenir au guichet.
Quatre services, quatre façons de recevoir une demande
Chaque service a son cahier, ses horaires et ses habitudes. L'habitant ne sait pas à qui s'adresser, il fait la queue au mauvais endroit, et personne ne peut dire combien de demandes sont en cours dans la commune ni depuis quand. Le jour où la chambre régionale des comptes ou un financeur demande des délais de traitement, il n'y a rien à produire.
Ce qui devient traçable de bout en bout
Réceptionne les demandes, au guichet comme en ligne, dans un point unique.
Oriente automatiquement vers le service compétent.
Applique le circuit interne propre à chaque type de démarche.
Affiche à l'habitant l'avancement de son dossier.
Notifie par message court à chaque étape.
Alerte l'agent sur les dossiers qui dépassent le délai visé.
Produit les statistiques par service, par type et par délai.
Conserve la trace de chaque décision et de son auteur.
Qui s'en occupe au quotidien
Cette solution se pilote seule, ou avec un employé numérique qui en prend la charge tous les jours.
Ce que nous ne faisons pas
Annoncé avant la signature, jamais après.
Le guichet unique organise le circuit INTERNE, entre vos services. L'espace personnel des habitants, lui, fait l'objet du portail citoyen : les deux se déploient séparément ou ensemble, et ne font pas double emploi.
Aucune décision administrative n'est prise ni suggérée : le circuit conduit le dossier jusqu'à l'agent compétent, qui décide.
Le dépôt en ligne est un canal de plus, jamais un passage obligé : une demande déposée au guichet suit le même circuit et le même délai.
Nous ne livrons pas une conformité clé en main. Base légale, données réellement nécessaires, habilitations par service, durées de conservation et journalisation se décident avec vous et s'écrivent avant la mise en service. La commune reste responsable du traitement.
Les questions qu'on nous pose
Faut-il réorganiser nos services pour l'installer ?
Non, et c'est un point sur lequel nous sommes fermes : l'outil épouse votre organisation actuelle. Une réorganisation peut être souhaitable, mais c'est une décision politique qui vous appartient, pas une condition technique que nous vous imposerions.
Nos agents ne sont pas tous à l'aise avec l'informatique.
La formation fait partie de la mise en place, et l'interface agent est conçue pour être prise en main sans formation longue. Un dispositif que seuls deux agents savent utiliser s'arrête le jour de leurs congés.
Que devient l'accueil physique ?
Il reste, et il gagne : l'agent au guichet a le dossier sous les yeux au lieu d'aller le chercher. Ce sont les allers-retours inutiles qui disparaissent, pas le guichet.
Peut-on commencer par un seul service ?
C'est ce que nous recommandons. On démarre sur le service où le volume est le plus lourd, on vérifie que le circuit tient, puis on étend aux autres.
On regarde votre situation, gratuitement
30 minutes en visio ou par téléphone : on identifie ensemble ce qui vous ferait gagner le plus, sans engagement.