Secteur public
Retrouver et délivrer un acte sans fouiller les registres
Le registre tenu au numérique, la copie d'acte préparée sur place ou à distance, les durées de conservation appliquées et les états statistiques prêts à transmettre. Le régime juridique de la tenue dématérialisée se cale avec votre tutelle avant toute mise en service.
Le registre unique qu'on ne peut ni copier ni consulter à deux
Un registre papier ne se consulte qu'à un seul endroit, par une seule personne à la fois, et une inondation ou un incendie suffit à en effacer des années. À Mayotte, où la démographie est forte et où la pression sur l'état civil est constante, la délivrance d'un acte mobilise un agent pendant de longues minutes pour une opération qui devrait en prendre quelques-unes.
Ce qui est tenu et retrouvé sans manipuler le papier
Tient le registre numérique des naissances, mariages et décès.
Retrouve un acte par nom, par date ou par numéro.
Prépare les copies et extraits, avec apposition du cachet électronique lorsque votre configuration le permet.
Trace chaque délivrance : qui a demandé quoi, et quand.
Prépare les états statistiques attendus par l'INSEE.
Alerte sur les échéances : majorité, renouvellement de pièce d'identité.
Applique les durées de conservation réglementaires.
Conserve une copie de sauvegarde, hors de la mairie.
Qui s'en occupe au quotidien
Cette solution se pilote seule, ou avec un employé numérique qui en prend la charge tous les jours.
Ce que nous ne faisons pas
Annoncé avant la signature, jamais après.
Nous ne sommes pas officiers d'état civil : l'outil tient le registre, il ne dresse aucun acte et n'en apprécie pas la validité.
Nous ne garantissons pas la valeur juridique d'une copie délivrée ni celle de la tenue dématérialisée : elle dépend du régime applicable et de votre configuration, et se tranche avec vos services et votre tutelle avant la mise en service.
La numérisation des registres anciens est un chantier distinct, chiffré à part, avec ses propres contraintes de conservation.
Le cadre réglementaire de la tenue dématérialisée et de la valeur des copies délivrées est établi avec vos services et votre autorité de tutelle avant la mise en service.
Les questions qu'on nous pose
Nos registres papier restent-ils valables ?
Ils gardent leur valeur et leur régime propre. La question de ce qui fait foi se tranche avec vos services et votre tutelle avant tout déploiement — ce n'est pas un paramètre que nous réglons seuls.
Et si le système tombe en panne le jour d'un mariage ?
Le fonctionnement dégradé fait partie du cahier des charges, et il se teste avant la mise en service. Une commune ne peut pas dépendre d'une connexion pour célébrer un mariage.
Qui peut consulter les actes ?
Uniquement les agents habilités nominativement, et chaque consultation laisse une trace. L'état civil contient des informations qui touchent à la vie privée de familles entières : la traçabilité n'est pas une option.
Que se passe-t-il en cas de sinistre à la mairie ?
C'est précisément l'un des arguments du numérique ici : une copie de sauvegarde existe ailleurs. Après Chido, cette question n'est plus théorique pour personne.
On regarde votre situation, gratuitement
30 minutes en visio ou par téléphone : on identifie ensemble ce qui vous ferait gagner le plus, sans engagement.