Assistante administrative numérique
L'administratif du quotidien, pris en charge de bout en bout
Les mails triés, les dossiers à jour, les pièces manquantes réclamées, les échéances surveillées. Vous gardez la signature et les décisions.
Le travail que personne ne facture
Classer, renommer, vérifier qu'un dossier est complet, relancer un client qui n'a pas envoyé son attestation : ce sont des heures par semaine qui ne rapportent rien et que personne n'a le temps de faire correctement. Elles finissent en retard, ou le soir.
Ce qu'AMINA prend en charge
Trie les mails entrants et les range par sujet, par client ou par dossier.
Extrait les pièces jointes, les renomme et les classe au bon endroit.
Crée et met à jour les dossiers au fur et à mesure des échanges.
Vérifie qu'un dossier est complet et repère ce qui manque.
Relance les personnes qui n'ont pas envoyé leurs pièces.
Prépare les courriers courants à partir de vos modèles.
Tient à jour le fichier des clients et des contacts.
Surveille les dates limites et vous alerte avant qu'elles ne tombent.
Classe et archive les documents une fois le dossier clos.
Prépare les comptes rendus et le rapport d'activité, au rythme que vous fixez.
Vous remonte tout de suite les cas qui sortent de l'ordinaire.
La fiche de poste de AMINA
Un périmètre écrit, des outils autorisés explicitement, et des décisions qui restent les vôtres.
Les outils auxquels AMINA se connecte
- La messagerie de l'entreprise
- L'espace de fichiers partagé
- L'agenda de l'équipe
- Le fichier clients ou le logiciel métier déjà en place
Ce qui reste à votre équipe
- Toute signature
- Tout engagement contractuel
- Les paiements
- Les suppressions définitives de documents
- Les décisions administratives sensibles
- Tout cas ambigu, qui vous est remonté au lieu d'être tranché
Son niveau d'autonomie
Cinq niveaux, du simple avis à la gestion complète d'un processus. Pour ce poste, nous recommandons le niveau 2 à 4 — vous pouvez commencer plus bas et monter quand la confiance est installée.
Niveau 1
Observe
Analyse les données et formule des recommandations. Aucune action vers l'extérieur.
Niveau 2
Prépare
Prépare messages, documents ou actions. Une personne de votre équipe valide avant exécution.
Recommandé pour ce poste
Niveau 3
Exécute
Exécute automatiquement les tâches courantes que vous avez explicitement autorisées.
Recommandé pour ce poste
Niveau 4
Gère
Enchaîne plusieurs tâches et vous sollicite principalement pour les exceptions.
Recommandé pour ce poste
Niveau 5
Autonome sous contrôle
Gère un processus complet dans un périmètre strict, journalisé et supervisé.
À quoi ressemble son tableau de bord
Chaque action est journalisée : vous voyez ce qui a été fait, quand, et ce qui attend votre validation.
Exemple illustratif. Les volumes ci-dessous montrent à quoi ressemble une semaine de ce poste. Ce ne sont pas les résultats d'un client.
31
documents classés
8
dossiers mis à jour
4
pièces manquantes réclamées
2
validations qui vous attendent
Ce que nous ne faisons pas
Annoncé avant la signature, jamais après.
AMINA ne signe rien et n'engage jamais l'entreprise à votre place.
Elle ne supprime aucun document définitivement.
Elle ne tranche pas un cas particulier : elle vous le transmet.
Elle ne remplace pas l'accueil physique de vos visiteurs.
Les questions qu'on nous pose
Qui valide ce qui part vers l'extérieur ?
Vous. Au démarrage, AMINA prépare et vous validez tout. Vous ouvrez ensuite, mission par mission, ce qu'elle peut envoyer seule — et vous pouvez revenir en arrière à tout moment.
Faut-il changer nos logiciels ?
Non. AMINA se branche sur ce que vous utilisez déjà : votre messagerie, vos fichiers, votre agenda. Si un outil ne se connecte pas, on vous le dit avant de commencer.
Où vont nos documents ?
Ils restent là où ils sont aujourd'hui. AMINA travaille dans vos espaces, avec les accès que vous lui donnez et que vous pouvez retirer.
Comment savoir ce qu'elle a fait ?
Chaque action est enregistrée avec sa date. Vous avez un récapitulatif à la fréquence que vous choisissez, et la liste de ce qui attend votre validation.
Combien de temps avant qu'elle soit opérationnelle ?
Quelques jours pour les premières missions. On commence par une ou deux tâches précises, on vérifie que le résultat vous convient, puis on élargit.
On regarde votre situation, gratuitement
30 minutes en visio ou par téléphone : on identifie ensemble ce qui vous ferait gagner le plus, sans engagement.