Gestionnaire numérique de dossiers
Un dossier complet, ou vous savez exactement ce qui manque
Réception, création, contrôle des pièces, relance, suivi, archivage. Le cycle entier d'un dossier, tenu sans qu'aucune étape ne se perde.
Les dossiers qui dorment en attendant une pièce
Une demande arrive, il manque un justificatif, on relance une fois, puis la pile grossit. Personne ne sait plus quels dossiers sont bloqués, ni depuis quand, ni à cause de quoi. Le jour où il faut rendre des comptes sur les délais, il faut tout reconstituer à la main.
Ce qu'AMINA DOSSIERS prend en charge
Identifie chaque demande entrante et crée le dossier correspondant.
Nomme et range les documents selon votre convention.
Extrait les informations utiles des pièces reçues.
Applique la liste des pièces exigées pour ce type de dossier.
Contrôle la complétude et repère ce qui manque.
Demande les pièces manquantes à la bonne personne.
Relance tant que le dossier est incomplet.
Met à jour le statut : reçu, incomplet, complet, validé, archivé.
Alerte avant les dates limites.
Transmet pour validation, puis archive une fois la décision prise.
La fiche de poste de AMINA DOSSIERS
Un périmètre écrit, des outils autorisés explicitement, et des décisions qui restent les vôtres.
Les outils auxquels AMINA DOSSIERS se connecte
- La messagerie de la structure
- L'espace de fichiers ou la gestion documentaire
- Le formulaire de dépôt, s'il existe
- Le tableau de suivi des dossiers
Ce qui reste à votre équipe
- La décision sur le dossier
- L'appréciation d'un cas particulier
- La signature
- Toute suppression définitive
Son niveau d'autonomie
Cinq niveaux, du simple avis à la gestion complète d'un processus. Pour ce poste, nous recommandons le niveau 3 à 4 — vous pouvez commencer plus bas et monter quand la confiance est installée.
Niveau 1
Observe
Analyse les données et formule des recommandations. Aucune action vers l'extérieur.
Niveau 2
Prépare
Prépare messages, documents ou actions. Une personne de votre équipe valide avant exécution.
Niveau 3
Exécute
Exécute automatiquement les tâches courantes que vous avez explicitement autorisées.
Recommandé pour ce poste
Niveau 4
Gère
Enchaîne plusieurs tâches et vous sollicite principalement pour les exceptions.
Recommandé pour ce poste
Niveau 5
Autonome sous contrôle
Gère un processus complet dans un périmètre strict, journalisé et supervisé.
À quoi ressemble son tableau de bord
Chaque action est journalisée : vous voyez ce qui a été fait, quand, et ce qui attend votre validation.
Exemple illustratif. Les volumes ci-dessous montrent à quoi ressemble une semaine de ce poste. Ce ne sont pas les résultats d'un client.
23
dossiers reçus
19
dossiers contrôlés
7
demandes de pièces envoyées
5
dossiers prêts à décider
Ce que nous ne faisons pas
Annoncé avant la signature, jamais après.
Aucune décision sur le fond d'un dossier : elle prépare, vous décidez.
Aucune appréciation d'un cas particulier ou d'une situation individuelle.
Aucune suppression définitive de pièce.
Aucun avis rendu à la place de la commission ou du responsable compétent.
Les questions qu'on nous pose
Cela vaut pour quel type de dossiers ?
Tout processus qui repose sur des pièces à réunir : demandes d'aide, dossiers d'adhésion, dossiers de chantier, dossiers de formation, candidatures. Le principe est le même, seule la liste des pièces change.
Qui décide de ce qui est complet ?
Vous, en écrivant la liste des pièces une bonne fois. AMINA DOSSIERS applique cette liste, et vous signale les cas où elle ne sait pas trancher.
Et les personnes qui n'ont pas d'adresse mail ?
Les relances peuvent partir par message plutôt que par mail. C'est un point qu'on regarde au cadrage, parce qu'il change beaucoup de choses ici.
Comment sont traitées les données personnelles ?
Elles restent dans vos espaces, avec des durées de conservation définies avec vous. Sur les dossiers sensibles, on écrit noir sur blanc qui accède à quoi avant de démarrer.
On regarde votre situation, gratuitement
30 minutes en visio ou par téléphone : on identifie ensemble ce qui vous ferait gagner le plus, sans engagement.