Assistante administrative RH numérique
Les dossiers du personnel tenus, les décisions restent humaines
Dossiers salariés constitués, documents collectés, dates d'expiration surveillées, habilitations suivies. Aucune décision concernant une personne.
La visite médicale qu'on découvre expirée
Un titre de séjour, une habilitation, une visite médicale, une attestation de formation : chacun a sa date, et personne ne les suit toutes. On s'en aperçoit au moment d'un contrôle, ou le jour où un salarié ne peut plus intervenir sur un chantier.
Ce qu'AMINA RH prend en charge
Crée le dossier de chaque salarié et le tient à jour.
Collecte les documents demandés à l'embauche.
Contrôle que le dossier est complet.
Classe les pièces au bon endroit, avec le bon nom.
Surveille toutes les dates d'expiration.
Alerte avant l'échéance, pas après.
Relance les salariés dont un document arrive à expiration.
Prépare les documents standardisés à partir de vos modèles.
Suit l'administratif des formations et des habilitations.
Produit le récapitulatif administratif dont vous avez besoin.
La fiche de poste de AMINA RH
Un périmètre écrit, des outils autorisés explicitement, et des décisions qui restent les vôtres.
Les outils auxquels AMINA RH se connecte
- L'espace de fichiers du personnel, avec accès restreint
- La messagerie de la structure
- Le tableau de suivi des salariés
- Le calendrier des échéances
Ce qui reste à votre équipe
- Le recrutement et le choix final
- Toute rupture de contrat
- Toute sanction
- La rémunération
- L'évaluation d'un salarié
- Toute décision sensible concernant une personne
Son niveau d'autonomie
Cinq niveaux, du simple avis à la gestion complète d'un processus. Pour ce poste, nous recommandons le niveau 2 à 3 — vous pouvez commencer plus bas et monter quand la confiance est installée.
Niveau 1
Observe
Analyse les données et formule des recommandations. Aucune action vers l'extérieur.
Niveau 2
Prépare
Prépare messages, documents ou actions. Une personne de votre équipe valide avant exécution.
Recommandé pour ce poste
Niveau 3
Exécute
Exécute automatiquement les tâches courantes que vous avez explicitement autorisées.
Recommandé pour ce poste
Niveau 4
Gère
Enchaîne plusieurs tâches et vous sollicite principalement pour les exceptions.
Niveau 5
Autonome sous contrôle
Gère un processus complet dans un périmètre strict, journalisé et supervisé.
À quoi ressemble son tableau de bord
Chaque action est journalisée : vous voyez ce qui a été fait, quand, et ce qui attend votre validation.
Exemple illustratif. Les volumes ci-dessous montrent à quoi ressemble une semaine de ce poste. Ce ne sont pas les résultats d'un client.
26
dossiers salariés à jour
6
échéances signalées
4
documents réclamés
2
habilitations à renouveler
Ce que nous ne faisons pas
Annoncé avant la signature, jamais après.
Aucune décision de recrutement, de sanction ou de rupture.
Aucun calcul ni aucune décision de rémunération.
Aucune évaluation de salarié.
Aucun accès aux données du personnel en dehors des personnes que vous désignez.
Les questions qu'on nous pose
Est-ce que cela touche aux décisions sur les personnes ?
Jamais, et c'est écrit dans son périmètre. AMINA RH s'occupe de la mécanique documentaire : les documents, les dates, les relances. Recrutement, sanction, rémunération, évaluation restent entièrement humains.
Qui peut voir les dossiers du personnel ?
Vous désignez nommément les personnes autorisées, et l'accès est restreint dès la mise en place. Sur des données de salariés, nous écrivons noir sur blanc avant de démarrer qui accède à quoi, ce qui est journalisé et combien de temps chaque pièce est conservée : ce cadre fait partie du cadrage, il ne s'improvise pas après coup.
Est-ce que cela remplace notre gestionnaire de paie ?
Non. La paie reste chez votre gestionnaire ou votre cabinet. AMINA RH prépare et fiabilise ce qui arrive en amont : dossiers complets, documents à jour, variables réunies.
Comment sont gérées les alertes ?
Vous choisissez le délai de prévenance. On le règle assez tôt pour qu'un renouvellement soit possible sans interrompre l'activité du salarié.
On regarde votre situation, gratuitement
30 minutes en visio ou par téléphone : on identifie ensemble ce qui vous ferait gagner le plus, sans engagement.