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Le suivi côté agents : chaque demande instruite, chaque décision tracée
Le dossier créé au dépôt, les pièces contrôlées, la commission préparée, la décision notifiée et le bénéficiaire informé — sans qu'il ait à repasser pour savoir où ça en est.
La personne qui revient trois fois pour la même question
Une demande d'aide arrive, il manque un justificatif, le dossier attend. Le bénéficiaire n'a aucun moyen de savoir où il en est, alors il revient, il appelle, il attend au guichet. Vos agents passent leur journée à répondre « c'est en cours » — et personne ne peut dire combien de dossiers sont bloqués, ni depuis quand.
Ce qui devient visible et mesurable
Crée le dossier dès le dépôt, quel que soit le canal.
Applique la liste des pièces exigées pour ce type de demande.
Signale les pièces manquantes et les réclame.
Suit l'avancement : déposé, incomplet, complet, passé en commission, décidé.
Prépare les dossiers de la commission, avec les pièces réunies.
Enregistre la décision et la notifie au bénéficiaire.
Informe par message court, en français ou en shimaoré.
Alerte sur les dossiers bloqués depuis trop longtemps.
Mesure les délais réels de traitement, par étape.
Qui s'en occupe au quotidien
Cette solution se pilote seule, ou avec un employé numérique qui en prend la charge tous les jours.
Ce que nous ne faisons pas
Annoncé avant la signature, jamais après.
Aucune décision d'attribution n'est prise ni suggérée par la solution : elle prépare le dossier, la commission décide.
Aucune appréciation d'une situation individuelle.
Nous ne livrons pas une conformité clé en main. Base légale du traitement, données réellement nécessaires, habilitations nominatives par service, durées de conservation, journalisation des consultations, encadrement des sous-traitants, exercice des droits des personnes et procédure en cas d'incident se décident avec vous et s'écrivent avant la mise en service. La structure reste responsable du traitement.
Les notifications envoyées au bénéficiaire ne mentionnent jamais la nature de l'aide demandée.
Les questions qu'on nous pose
Nos bénéficiaires n'ont pas tous un téléphone.
Le dossier fonctionne sans que la personne soit connectée : l'information par message est un plus, pas une condition. Ce qui change dans tous les cas, c'est que votre agent a la réponse sous les yeux au lieu d'aller chercher un dossier papier.
Comment sont protégées ces données ?
Par des habilitations nominatives — chaque agent voit ce que son service traite, pas le reste —, la journalisation des consultations, des durées de conservation fixées par type de dossier, et le principe de ne collecter que ce qui sert réellement à décider. Tout cela s'écrit avant de démarrer, pas au moment d'un contrôle. Nous ne vous rendons pas conforme pour autant : la structure reste responsable de son traitement, et nous vous disons ce qui relève d'elle.
Peut-on suivre les délais imposés par un financeur ?
Oui : les délais deviennent mesurables par étape, ce qui permet de montrer où le dossier ralentit réellement — un constat que vous pourrez opposer, chiffres à l'appui, à un financeur qui vous les reproche.
Et les demandes reçues au guichet, sur papier ?
Elles sont saisies au dépôt, en quelques champs. Le suivi commence là, sinon le dispositif ne couvre que la moitié des demandes et ne sert à rien.
On regarde votre situation, gratuitement
30 minutes en visio ou par téléphone : on identifie ensemble ce qui vous ferait gagner le plus, sans engagement.