Gestionnaire administration des ventes numérique
De la commande à la facture, sans trou dans le suivi
Chaque commande enregistrée, contrôlée, suivie jusqu'à la livraison. Le client informé avant d'avoir à demander où en est son dossier.
Le client qui appelle pour savoir où en est sa commande
Quand personne ne suit les commandes en cours, c'est le client qui fait le suivi à votre place — en appelant. Chaque appel coûte du temps à quelqu'un, et le retard qu'on découvre à ce moment-là aurait pu être annoncé une semaine plus tôt.
Ce que MADI ADV prend en charge
Enregistre les commandes reçues.
Contrôle que les informations sont complètes et cohérentes.
Met à jour la commande dans votre outil de gestion.
Suit son statut à chaque étape.
Informe le client de l'avancement, sans qu'il ait à demander.
Détecte les retards avant l'échéance annoncée.
Relance les personnes concernées en interne.
Prépare les documents de livraison.
Suit la livraison jusqu'à la réception.
Prépare la facturation et clôture le dossier.
La fiche de poste de MADI ADV
Un périmètre écrit, des outils autorisés explicitement, et des décisions qui restent les vôtres.
Les outils auxquels MADI ADV se connecte
- Le logiciel de gestion des commandes
- La messagerie de l'entreprise
- Le fichier clients
- Le suivi des livraisons
Ce qui reste à votre équipe
- Tout geste commercial sur une commande
- L'annonce d'un retard important à un client sensible
- Toute modification de prix ou de conditions
- La clôture d'un litige
Son niveau d'autonomie
Cinq niveaux, du simple avis à la gestion complète d'un processus. Pour ce poste, nous recommandons le niveau 3 à 4 — vous pouvez commencer plus bas et monter quand la confiance est installée.
Niveau 1
Observe
Analyse les données et formule des recommandations. Aucune action vers l'extérieur.
Niveau 2
Prépare
Prépare messages, documents ou actions. Une personne de votre équipe valide avant exécution.
Niveau 3
Exécute
Exécute automatiquement les tâches courantes que vous avez explicitement autorisées.
Recommandé pour ce poste
Niveau 4
Gère
Enchaîne plusieurs tâches et vous sollicite principalement pour les exceptions.
Recommandé pour ce poste
Niveau 5
Autonome sous contrôle
Gère un processus complet dans un périmètre strict, journalisé et supervisé.
À quoi ressemble son tableau de bord
Chaque action est journalisée : vous voyez ce qui a été fait, quand, et ce qui attend votre validation.
Exemple illustratif. Les volumes ci-dessous montrent à quoi ressemble une semaine de ce poste. Ce ne sont pas les résultats d'un client.
34
commandes suivies
28
clients informés
5
retards détectés en avance
2
situations remontées
Ce que nous ne faisons pas
Annoncé avant la signature, jamais après.
MADI ADV n'accorde aucun geste commercial.
Il ne modifie ni un prix ni des conditions de vente.
Il ne clôt pas un litige.
Il ne gère pas la logistique physique : il en suit la trace documentaire.
Les questions qu'on nous pose
Faut-il un logiciel de gestion pour que ça marche ?
C'est plus confortable, mais ce n'est pas obligatoire. On a démarré des suivis sur un simple tableau partagé. Ce qui compte, c'est que l'information existe quelque part de manière fiable.
Comment le client est-il informé ?
Par le canal qu'il utilise déjà avec vous : mail ou message. Le contenu et le moment des messages sont écrits avec vous au démarrage.
Et pour annoncer un retard important ?
Sur un client sensible ou un retard sérieux, l'annonce vous revient. MADI ADV vous prévient tôt pour que vous ayez le temps de préparer cet appel.
Quelle différence avec MADI, l'assistant commercial ?
MADI s'occupe de l'avant : la demande, le devis, la relance. MADI ADV prend le relais une fois la commande signée, jusqu'à la facture.
On regarde votre situation, gratuitement
30 minutes en visio ou par téléphone : on identifie ensemble ce qui vous ferait gagner le plus, sans engagement.