Assistant de direction numérique
Retrouver du temps de dirigeant, pas du temps de boîte mail
Les mails triés et priorisés, les réunions préparées, les comptes rendus rédigés, les décisions transformées en actions suivies.
Diriger entre deux cents mails
Le travail d'information d'un dirigeant — lire, trier, résumer, retrouver, relancer — occupe une part considérable de la journée sans produire de décision. Ce n'est pas du travail de direction, mais il faut bien que quelqu'un le fasse.
Ce que l'assistant de direction prend en charge
Trie les mails et distingue ce qui exige votre attention du reste.
Priorise ce qui arrive selon vos critères.
Tient l'agenda et protège les créneaux de travail.
Prépare les réunions : ordre du jour, pièces, points en suspens.
Résume les documents longs en une page.
Rédige les comptes rendus.
Extrait les actions décidées et note qui en a la charge.
Relance les échéances sans que vous ayez à y penser.
Centralise les demandes qui vous sont adressées et les présente en un seul point.
Cherche dans votre documentation interne.
Prépare les rapports récurrents.
La fiche de poste de L'assistant de direction
Un périmètre écrit, des outils autorisés explicitement, et des décisions qui restent les vôtres.
Les outils auxquels L'assistant de direction se connecte
- La messagerie de direction
- L'agenda
- L'espace documentaire interne
- Les comptes rendus et notes de réunion
Ce qui reste à votre équipe
- Toute décision de direction
- Les arbitrages
- Les échanges sensibles
- La représentation de la structure
Son niveau d'autonomie
Cinq niveaux, du simple avis à la gestion complète d'un processus. Pour ce poste, nous recommandons le niveau 1 à 3 — vous pouvez commencer plus bas et monter quand la confiance est installée.
Niveau 1
Observe
Analyse les données et formule des recommandations. Aucune action vers l'extérieur.
Recommandé pour ce poste
Niveau 2
Prépare
Prépare messages, documents ou actions. Une personne de votre équipe valide avant exécution.
Recommandé pour ce poste
Niveau 3
Exécute
Exécute automatiquement les tâches courantes que vous avez explicitement autorisées.
Recommandé pour ce poste
Niveau 4
Gère
Enchaîne plusieurs tâches et vous sollicite principalement pour les exceptions.
Niveau 5
Autonome sous contrôle
Gère un processus complet dans un périmètre strict, journalisé et supervisé.
À quoi ressemble son tableau de bord
Chaque action est journalisée : vous voyez ce qui a été fait, quand, et ce qui attend votre validation.
Exemple illustratif. Les volumes ci-dessous montrent à quoi ressemble une semaine de ce poste. Ce ne sont pas les résultats d'un client.
128
mails triés
11
points remontés
4
réunions préparées
16
actions suivies
Ce que nous ne faisons pas
Annoncé avant la signature, jamais après.
Aucune décision, aucun arbitrage : le poste éclaire, il ne tranche pas.
Aucune prise de parole au nom de la direction.
Aucun accès aux échanges que vous choisissez de garder privés.
Aucune diffusion d'un compte rendu sans votre relecture.
Les questions qu'on nous pose
Va-t-il lire tous mes mails ?
Uniquement les boîtes et les dossiers que vous lui ouvrez. Beaucoup de dirigeants commencent par une seule adresse, ou excluent explicitement certains échanges. Le périmètre se resserre ou s'élargit quand vous voulez.
Peut-il répondre à ma place ?
Seulement si vous l'autorisez, et sur des sujets définis. Le réglage le plus courant est qu'il prépare la réponse et que vous l'envoyiez d'un geste.
Les comptes rendus sont-ils fiables ?
Ils sont fidèles à ce qui a été dit, et vous les relisez avant diffusion. Sur une décision engageante, la relecture n'est pas une option.
Est-ce adapté à une petite structure ?
Oui. C'est même là que le gain est le plus net, parce que le dirigeant y assure lui-même tout le travail d'information.
On regarde votre situation, gratuitement
30 minutes en visio ou par téléphone : on identifie ensemble ce qui vous ferait gagner le plus, sans engagement.