Office manager numérique
Quand une seule personne fait tout, elle n'est plus seule
Accueil, mails, devis, commandes, planning, documents, facturation simple et suivi des paiements. Le poste support d'une petite structure, tenu en entier.
Le poste qui absorbe tout ce qui reste
Dans beaucoup de petites structures mahoraises, une seule personne tient l'accueil, les devis, les commandes, le planning, les factures et le classement. Quand elle est absente, tout s'arrête. Quand elle est là, elle passe sa journée à changer de tâche toutes les cinq minutes.
Ce que NAYA OFFICE prend en charge
Reçoit les demandes, prend les appels et répond aux questions courantes.
Trie les mails et rend compte de ce qui compte.
Prépare les devis à partir de votre grille.
Enregistre les commandes et en suit l'avancement.
Tient l'agenda et le planning de l'équipe.
Classe les documents au fil de l'eau.
Tient à jour le fichier clients.
Prépare les factures simples selon vos règles.
Surveille les paiements et signale les retards.
Vous envoie le point d'activité de la semaine.
La fiche de poste de NAYA OFFICE
Un périmètre écrit, des outils autorisés explicitement, et des décisions qui restent les vôtres.
Les outils auxquels NAYA OFFICE se connecte
- La messagerie et les messages clients
- L'agenda et le planning
- L'espace de fichiers partagé
- Le fichier clients
- Le logiciel de facturation, s'il existe
Ce qui reste à votre équipe
- Les prix et les remises
- Les décisions d'organisation
- Les situations délicates avec un client
- Toute signature et tout paiement
Son niveau d'autonomie
Cinq niveaux, du simple avis à la gestion complète d'un processus. Pour ce poste, nous recommandons le niveau 2 à 4 — vous pouvez commencer plus bas et monter quand la confiance est installée.
Niveau 1
Observe
Analyse les données et formule des recommandations. Aucune action vers l'extérieur.
Niveau 2
Prépare
Prépare messages, documents ou actions. Une personne de votre équipe valide avant exécution.
Recommandé pour ce poste
Niveau 3
Exécute
Exécute automatiquement les tâches courantes que vous avez explicitement autorisées.
Recommandé pour ce poste
Niveau 4
Gère
Enchaîne plusieurs tâches et vous sollicite principalement pour les exceptions.
Recommandé pour ce poste
Niveau 5
Autonome sous contrôle
Gère un processus complet dans un périmètre strict, journalisé et supervisé.
À quoi ressemble son tableau de bord
Chaque action est journalisée : vous voyez ce qui a été fait, quand, et ce qui attend votre validation.
Exemple illustratif. Les volumes ci-dessous montrent à quoi ressemble une semaine de ce poste. Ce ne sont pas les résultats d'un client.
37
demandes traitées
12
devis préparés
9
factures suivies
5
points en attente de vous
Ce que nous ne faisons pas
Annoncé avant la signature, jamais après.
NAYA OFFICE ne prend aucune décision d'organisation à votre place.
Elle ne fixe pas les prix.
Elle ne gère pas les tâches qui demandent une présence physique.
Elle ne remplace pas la personne en poste : elle lui rend ses journées.
Les questions qu'on nous pose
C'est pour remplacer notre assistante ?
Non. C'est pour lui retirer les tâches répétitives qui l'empêchent de faire le reste. Les structures qui nous appellent cherchent en général à ne pas recruter un deuxième poste support, pas à supprimer le premier.
On est vraiment petits, est-ce que c'est pour nous ?
C'est même la situation à laquelle ce poste répond le mieux. Il se dimensionne sur votre volume réel, et on commence par les deux ou trois tâches qui vous coûtent le plus de temps.
Que se passe-t-il pendant les congés ?
C'est justement l'intérêt : le suivi continue. Les demandes sont reçues, classées et priorisées, et vous retrouvez un état clair au retour.
Peut-on commencer petit ?
Oui, et c'est ce qu'on recommande. Une ou deux missions au départ, on vérifie que ça tient, puis on élargit. Rien ne vous oblige à tout confier d'un coup.
On regarde votre situation, gratuitement
30 minutes en visio ou par téléphone : on identifie ensemble ce qui vous ferait gagner le plus, sans engagement.